Documents

Contrats, PDF et pièces jointes, rangés au même endroit et rattachés à vos clients, factures, devis ou projets. Chaque document garde l'historique de ses versions et peut être envoyé en signature électronique en ligne.

/documents /documents/download /documents/sign /api/documents documents.view documents.manage documents.sign

À quoi sert ce module

Le module Documents est une gestion électronique de documents (GED) légère. Vous y déposez les fichiers de l'entreprise (contrats, attestations, pièces RH, documents juridiques), vous les rattachez à la fiche concernée, vous en publiez de nouvelles versions et vous faites signer les PDF en ligne par un client ou un partenaire, sans qu'il ait besoin d'un compte.

Les fichiers sont stockés de façon privée, hors de la partie publique du site : ils ne sont accessibles qu'à travers l'ERP, après vérification de vos droits, ou par le lien de signature personnel envoyé au signataire.

Vue d'ensemble de l'écran

La liste, du plus récent au plus ancien, avec pagination numérotée (10, 25, 50 ou 100 par page). Un clic sur une ligne ouvre la fiche du document ; les icônes de fin de ligne permettent de télécharger ou d'ouvrir directement. La zone de dépôt sous la liste n'apparaît qu'avec le droit de gestion.

Téléverser un document

Cliquez sur Téléverser, ou glissez un fichier sur la zone de dépôt : le formulaire s'ouvre avec le fichier déjà choisi.

1. Fichier — bouton Choisir ; le titre est prérempli avec le nom du fichier.
2. Titre — nom affiché dans la liste, ex. « Contrat de prestation 2026 » (obligatoire).
3. Catégorie — Contrat, Facture, Devis, RH, Juridique ou Autre (par défaut).
4. Rattachement — facultatif : voir la section suivante.
5. Téléverser. Le document est créé en Brouillon, version 1.

Rattacher à une fiche

Un document peut être lié à un client, une facture, un devis ou un projet. Choisissez le type, puis :

• si le module correspondant est actif, tapez quelques lettres (nom du client, numéro de facture…) et sélectionnez la fiche dans les suggestions ;
• sinon, saisissez directement l'identifiant (ex. CLI-001).

La liste se filtre ensuite par rattachement (sélecteur Tout rattachement + champ Identifiant). Depuis le tableau d'un projet, le bouton Documents du projet ouvre directement la liste filtrée sur ce projet.

La fiche document

La fiche regroupe tout ce qui concerne un document :

Statuts

Un document signé ou archivé ne change plus de statut.

Publier une nouvelle version

1. Ouvrez la fiche, section Versions, et cliquez sur Choisir pour sélectionner le nouveau fichier.
2. Cliquez sur Nouvelle version.
3. La version N+1 est créée en Brouillon et reprend le titre, la catégorie et le rattachement de la précédente.
4. La version précédente passe en Archivé ; si elle attendait une signature, son lien cesse de fonctionner.

Envoyer en signature

Avec la permission documents.sign, un document peut être signé à distance. Conditions : c'est un PDF, au statut Final, pas encore signé.

1. Sur la fiche, cliquez sur Marquer final si besoin, puis sur Envoyer en signature.
2. Saisissez l'e-mail du signataire et cliquez sur Envoyer.
3. Le signataire reçoit un e-mail « Un document attend votre signature » avec un bouton Consulter et signer. Ce lien est personnel et à usage unique.
4. Le document affiche Signature en attente. Le bouton devient Renvoyer en signature : un nouvel envoi crée un nouveau lien, l'ancien ne fonctionne plus.

Côté signataire

Le lien ouvre une page publique Signature de document, sans connexion. Le signataire y voit le titre, le nom du fichier, la version et la taille, peut télécharger le document et le lire directement dans la page.

1. Il saisit son nom et prénom et son adresse e-mail.
2. Il dessine sa signature à la souris ou au doigt ; il peut ajouter un nom manuscrit saisi ou une image de tampon (facultatifs). Boutons Annuler et Tout effacer.
3. Il coche la case de consentement à la signature électronique, puis clique sur Signer le document.

Le document passe alors en Signé et le lien est consommé. La preuve conservée comprend le nom, l'e-mail, l'image de la signature, le texte de consentement et l'empreinte SHA-256 du fichier signé. Un e-mail de confirmation est envoyé au signataire et à la personne qui a déposé le document. Dans la barre latérale, l'entrée Documents est mise en évidence lorsque des signatures ont été reçues ces 30 derniers jours.

Archiver ou supprimer

En pied de fiche, avec le droit de gestion :

• Archiver — le document reste consultable et téléchargeable, mais ne peut plus être modifié ni envoyé en signature.
• Supprimer — après confirmation, le fichier est retiré du stockage.

Retrouver et exporter

La recherche globale du tableau de bord trouve les documents par titre ou nom de fichier. Le module Import / Export propose le jeu Documents (métadonnées), en export uniquement : titre, catégorie, rattachement, version, statut, signature… mais jamais les fichiers eux-mêmes ni les liens de signature. Toutes les actions (dépôt, modification, nouvelle version, archivage, suppression, envoi et signature) sont tracées dans le journal d'Audit.

Permissions

À l'installation du module, le rôle Employé reçoit documents.view et documents.manage ; documents.sign n'est attribuée à aucun rôle par défaut. Voir Rôles & permissions.

Liens utiles

• Clients, Factures, Devis — les fiches auxquelles rattacher un document.
• Audit — l'historique des actions sur chaque document.
• Import / Export — export des métadonnées.
• Rôles & permissions — qui peut déposer et faire signer.