Formations

Le plan de formation de l'entreprise : un catalogue, des sessions datées auxquelles les employés s'inscrivent, et les certifications obtenues, avec une alerte avant leur expiration.

/training /training/file /api/training training.view training.manage

À quoi sert ce module

Le module Formations gère trois choses : le catalogue des formations (internes ou chez un organisme), les sessions (une formation à une date, un lieu, avec un nombre de places) et les certifications détenues par les employés, avec leur date d'expiration.

Il s'adresse aux RH, qui organisent les sessions, et à tous les employés, qui consultent le catalogue et s'inscrivent eux-mêmes. Si le module Calendrier est activé, chaque session apparaît dans le calendrier partagé.

Installer puis activer. Le module s'installe puis s'active depuis Paramètres → Modules (disponible → installé → activé). Il n'a aucun prérequis ; Calendrier est facultatif. À l'installation, l'Employé reçoit training.view : il peut consulter et s'inscrire, pas gérer.

Vue d'ensemble de l'écran

https://erp.entreprise.fr/training

CatalogueSessionsMes formationsCertifications

Formation	Organisme	Catégorie	Durée	Validité	Statut
Sauveteur secouriste du travail Obligatoire	Croix-Rouge	Sécurité	14 h	24 mois	Active
Habilitation électrique B1V	Interne	Métier	21 h	36 mois	Active
Management d'équipe	Cegos	Management	7 h	—	Inactive

Quatre onglets : Catalogue, Sessions, Mes formations et, pour les gestionnaires, Certifications. Les employés ne voient que les formations actives ; les boutons Nouvelle formation et Nouvelle session sont réservés à training.manage.

Le catalogue

Cliquez sur Nouvelle formation.

Intitulé (obligatoire), Organisme et Catégorie (Sécurité, Métier, Management…).
Durée (heures) et Description.
Validité (mois) — durée de validité de la certification obtenue ; vide (ou 0) = sans expiration et sans certification automatique.
Formation obligatoire et Active (visible au catalogue).
Enregistrer.

Une formation qui a déjà des sessions ne peut pas être supprimée : désactivez-la, elle disparaît alors du catalogue des employés. Le catalogue peut aussi être importé et exporté depuis Import / Export.

Organiser une session

Cliquez sur Nouvelle session (ou sur Planifier une session depuis une formation du catalogue).

Formation, Début et Fin (obligatoires ; la fin suit le début).
Lieu et Formateur.
Capacité — nombre de places ; vide = sans limite. Elle ne peut pas descendre sous le nombre d'inscrits.
Coût (€), puis Enregistrer.

Une session est Planifiée, Terminée ou Annulée. L'onglet Sessions se filtre par formation, statut et période. Annuler une session conserve ses inscriptions ; la supprimer efface ses inscriptions mais conserve les certifications déjà créées.

Avec le module Calendrier. Si Calendrier est activé, chaque session crée un événement « Formation : … » dans le calendrier partagé et les inscrits y sont ajoutés comme participants. Annuler la session retire l'événement.

S'inscrire et suivre les participations

Employé — dans l'onglet Sessions, S'inscrire ou Se désinscrire, uniquement sur une session planifiée qui n'a pas commencé. Une session pleine affiche « Complet ».
Gestionnaire — depuis le détail d'une session, Inscrire un employé (compte actif) ou le désinscrire, quel que soit le statut, hors session annulée pour l'inscription.

Le gestionnaire renseigne le résultat de chaque participation : Inscrit, Présent, Absent, Réussi ou Échoué, avec un score et une note facultatifs. L'onglet Mes formations montre à chacun ses inscriptions, leurs résultats et ses certifications.

Certifications automatiques

Passer une session en Terminée crée une certification pour chaque inscrit au résultat Réussi, si la formation a une durée de validité :

Inscrit « Réussi »→ Session terminée→ Certification

Libellé = titre de la formation, émetteur = organisme ;
obtenue le = date de fin de la session, expire le = obtention + validité en mois ;
une seule certification par employé, formation et date d'obtention : aucun doublon.

Cochez Ne pas certifier automatiquement pour clôturer une session sans rien créer. Un résultat passé à « Réussi » après la clôture crée la certification manquante.

Gérer les certifications

L'onglet Certifications (training.manage) présente une matrice : une ligne par employé, une colonne par libellé de certification ; chaque case montre la plus récente, colorée selon son état. Un clic sur une case ouvre la certification. Ajouter une certification permet d'enregistrer un titre obtenu ailleurs :

Employé (compte actif) et Formation liée (facultatif ; son titre sert de libellé par défaut).
Libellé, Émetteur, Obtenue le (obligatoire) et Expire le (après l'obtention ; vide = sans expiration).
Justificatif — PDF, PNG ou JPEG, 10 Mo maximum.

L'état de chaque certification est affiché : Valide, Expire sous 30 jours, Expirée ou Sans expiration. Les certifications qui expirent dans les 30 jours (ou ont expiré depuis moins de 30 jours) sont signalées dans la barre latérale : les siennes pour un employé, toutes pour un gestionnaire.

Justificatifs privés. Les justificatifs sont stockés hors de la partie publique du serveur et s'ouvrent par /training/file, uniquement pour leur titulaire ou un gestionnaire. Ils ne sont jamais exportés.

Alerte d'expiration par e-mail

Chaque jour, le planificateur repère les certifications qui expirent dans 30 jours ou moins, ou qui ont expiré depuis moins de 7 jours. Le worker envoie alors un e-mail au titulaire et à tous les comptes qui gèrent les formations, avec un lien vers le module. Chaque certification reçoit au plus un rappel par mois ; une certification prolongée entre-temps n'est plus signalée.

Sans cron ni mail configurés, aucune alerte ne part. L'alerte repose sur les tâches planifiées --schedule et --work du serveur (voir Prise en main) et sur la configuration mail de Paramètres. Les états affichés à l'écran restent justes dans tous les cas.

Permissions

Permission	Ce qu'elle ouvre
`training.view`	Consulter le catalogue et les sessions, s'inscrire et se désinscrire soi-même, voir ses formations et ses certifications.
`training.manage`	Gérer le catalogue, les sessions, les inscriptions et résultats des autres, et toutes les certifications ; recevoir les alertes d'expiration.

Voir Rôles & permissions pour créer un rôle de gestionnaire de formation.

Liens utiles

Calendrier — affichage automatique des sessions.
Paramètres — installation du module et configuration mail.
Rôles & permissions — qui gère les formations.