Relances

Le recouvrement des factures impayées, par paliers. Vous définissez un barème de niveaux (rappel amical, relance, mise en demeure) ; chaque niveau part automatiquement N jours après l'échéance, une seule fois par facture, et chaque envoi est consigné dans un historique probant.

/reminders /api/reminders reminders.view reminders.manage reminders.send

À quoi sert ce module

Le module Relances prend en charge le suivi des impayés à la place d'un rappel unique. Il repère les factures émises et échues qui ne sont pas réglées, calcule pour chacune le niveau de relance à envoyer, et expédie au client un e-mail rédigé à partir du modèle du niveau, avec le PDF de la facture en pièce jointe si vous le souhaitez.

Il s'adresse à la comptabilité et à l'administration des ventes. Les envois peuvent être entièrement automatiques (tâche planifiée sur le serveur) ou déclenchés à la main, facture par facture. Une facture peut être mise en pause (litige, échéancier négocié) pour suspendre les relances automatiques.

Mise en service

Le module se met en service depuis Paramètres → Modules, en deux temps : il passe de disponible à installé (création de ses tables et des trois niveaux par défaut), puis à activé (il apparaît dans la navigation).

• Dépendances : il requiert les modules Factures et Clients, qui doivent être installés et activés avant lui.
• Rétention légale : l'historique des relances est la preuve de votre procédure de recouvrement. La purge des données du module est donc refusée.

Vue d'ensemble de l'écran

L'onglet À relancer liste les factures émises, échues et non réglées, des plus anciennes aux plus récentes. Chaque ligne propose Envoyer maintenant, Mettre en pause (ou Reprendre) et un raccourci vers l'historique de la facture. Une pastille rouge signale un client sans adresse e-mail valide.

Les niveaux de relance

L'onglet Niveaux présente le barème sous forme de cartes. À l'installation, trois niveaux sont créés ; vous pouvez modifier leurs textes et délais, en ajouter (Ajouter un niveau) ou en désactiver.

Chaque niveau comporte une position (1 à 99, unique), un libellé, un nombre de jours après échéance (0 à 3650), l'objet et le corps de l'e-mail, et la case Joindre le PDF de la facture. Le délai doit croître strictement avec la position : un niveau 2 ne peut pas partir avant le niveau 1. Le niveau de plus grande position est considéré comme la mise en demeure.

Variables utilisables dans l'objet et le corps (cliquez sur l'une d'elles dans l'écran pour la copier) : {client_name}, {invoice_number}, {amount_ttc}, {due_date}, {days_late}, {company_name}, {payment_link}. Une variable mal orthographiée est refusée à l'enregistrement. Le bouton Aperçu montre le rendu avec des valeurs d'exemple.

Quelle relance part, et quand

À chaque passage, le système calcule pour chaque facture impayée le niveau cible : le niveau actif de plus grande position dont le délai est atteint. Si ce niveau a déjà été envoyé pour cette facture, rien ne part.

1. Un seul niveau par passage — pas de rattrapage en rafale : une facture qui atteint J+30 sans avoir reçu le rappel de J+7 reçoit directement la mise en demeure, et elle seule.
2. Une seule fois par niveau — un niveau envoyé avec succès n'est jamais renvoyé automatiquement pour la même facture.
3. Garde-fous — une facture réglée, annulée ou restée en brouillon n'est jamais relancée : la tentative est consignée comme ignorée. Un client sans e-mail valide donne un envoi en échec, visible dans l'historique.

La colonne Prochain niveau de l'onglet À relancer affiche le résultat de ce calcul : « dû maintenant », ou la date prévue (échéance + délai du niveau), ou « Tous les niveaux envoyés ».

Envoyer une relance manuellement

Avec la permission reminders.send, vous pouvez déclencher un envoi immédiat, sans attendre l'automatisation.

1. Dans À relancer, cliquez sur l'icône Envoyer maintenant de la facture.
2. Choisissez le niveau à envoyer : par défaut, le prochain niveau prévu. Les niveaux déjà envoyés sont signalés.
3. Confirmez. L'e-mail part aussitôt au client ; un message indique l'adresse utilisée, ou le motif d'échec.

Mettre une facture en pause

Avec reminders.manage, l'action Mettre en pause suspend les relances automatiques d'une facture : indiquez une date de fin (incluse) ou laissez-la vide pour une pause sans fin, et un motif facultatif (« Échéancier négocié », « Litige en cours »…). La facture reste listée avec la pastille En pause. L'action Reprendre lève la pause ; une pause datée expire d'elle-même le lendemain de sa date de fin.

Historique

L'onglet Historique est le journal de toutes les tentatives : date, facture, client, niveau, destinataire, statut et auteur. Il se filtre par numéro ou identifiant de facture et se charge par pages (Charger plus).

La colonne Par indique « Automatique » pour les envois du planificateur, ou le nom de la personne pour un envoi manuel. Chaque relance envoyée est aussi tracée dans le cycle de vie de la facture et dans le journal d'audit. Le journal peut être exporté (lecture seule) depuis Import / Export.

Automatisation (cron / worker)

1. Le planificateur (--schedule, chaque minute) parcourt les factures impayées échues hors pause et met en file le niveau cible de chacune ; une même facture et un même niveau ne sont jamais mis en file deux fois.
2. Le worker (--work, toutes les 5 minutes) envoie l'e-mail. En cas de refus du serveur mail, il retente plus tard avant de marquer l'envoi en échec.

Permissions

À l'installation, seul reminders.view est accordé au rôle Employé : une mise en demeure engage l'entreprise, reminders.manage et reminders.send sont donc à attribuer via un rôle dédié. Voir Rôles & permissions.

Liens utiles

• Factures — les factures relancées et leur cycle de vie.
• Paramètres — installer et activer le module ; configurer l'envoi des e-mails.
• Rôles & permissions — qui peut paramétrer et envoyer les relances.