Paiements internes

Le suivi des dépenses propres à l'entreprise : abonnements récurrents (IA, logiciels, hébergement) et achats ponctuels, avec coût mensuel consolidé et rappels d'échéance avant chaque prélèvement.

/internal /api/internal internal.view internal.manage

À quoi sert ce module

Les Paiements internes répertorient ce que l'entreprise dépense pour elle-même, hors achats fournisseurs facturés. Deux natures coexistent : les charges récurrentes (un abonnement ChatGPT, un serveur, une licence logicielle qui revient chaque mois, trimestre ou année) et les achats ponctuels (un écran, une prestation isolée). Le module agrège tout cela pour donner une vision instantanée du coût mensuel et de l'estimation annuelle, et prévient avant chaque échéance.

Il s'adresse aux gérants, responsables administratifs et financiers qui pilotent les dépenses fixes. La consultation est ouverte avec internal.view ; ajouter, modifier, activer/suspendre et marquer payé exigent internal.manage.

Vue d'ensemble de l'écran

https://erp.entreprise.fr/internal

Paiements internes + Nouveau paiement

Coût mensuel récurrent

1 284,90 €

Estimation annuelle

15 418,80 €

Rappels (≤ 30 j)

Achats ponctuels (année)

2 140,00 €

Libellé	Fournisseur	Catégorie	Fréquence	Échéance	Montant	État
Abonnement ChatGPT	OpenAI	IA	Mensuel	01/07	22,00 €	Actif
Serveur Hetzner	Hetzner	Hébergement	Mensuel	05/07	48,90 €	Actif
Licence Office	Microsoft	Logiciel	Annuel	14/03	149,00 €	Suspendu

Quatre indicateurs en tête, un bandeau « Échéances à venir » (≤ 30 jours), puis deux onglets : Abonnements récurrents et Achats ponctuels.

Les deux natures de paiement

Nature	Code	Description
Abonnement récurrent	`recurring`	Charge qui revient à intervalle régulier (mensuel, trimestriel, annuel), avec une prochaine échéance et un état actif/suspendu.
Achat ponctuel	`one_off`	Dépense unique, marquée payée ou non. Pas de fréquence.

Un commutateur en haut de la liste bascule l'affichage entre les abonnements récurrents et les achats ponctuels, chacun dans sa propre table.

Indicateurs et calcul du coût

Le tableau de bord consolide automatiquement les abonnements actifs :

Coût mensuel récurrent: Somme des abonnements actifs ramenés au mois : un abonnement annuel compte pour 1/12, un trimestriel pour 1/3.
Estimation annuelle: Le coût mensuel multiplié par douze.
Rappels (≤ 30 j): Nombre d'abonnements actifs dont la prochaine échéance tombe dans les 30 jours.
Achats ponctuels (année): Total des achats ponctuels de l'année en cours.

Normalisation mensuelle Pour comparer des abonnements à fréquences différentes, le module ramène tout au coût mensuel. Un abonnement annuel à 149 € pèse donc ~12,42 €/mois dans l'indicateur, ce qui rend l'estimation annuelle cohérente.

Rappels d'échéance

Un bandeau Échéances à venir apparaît dès qu'un abonnement actif arrive à terme dans les 30 jours. Il liste les paiements concernés et le nombre de jours restants, pour anticiper les renouvellements et éviter les coupures de service.

Catégories disponibles

Catégorie	Code	Exemples
IA	`ai`	ChatGPT, Claude, API de modèles.
Logiciel	`software`	Licences, suites bureautiques.
Abonnement	`subscription`	Services SaaS génériques.
Hébergement	`hosting`	Serveurs, cloud, nom de domaine.
Matériel	`hardware`	Ordinateurs, écrans, équipements.
Service	`service`	Prestations externes.
Taxe / Impôt	`tax`	Cotisations, taxes récurrentes.
Autre	`other`	Toute dépense hors catégories ci-dessus.

Créer un paiement

Cliquez sur Nouveau paiement (visible avec internal.manage) :

Type — Abonnement récurrent ou Achat ponctuel ; le formulaire s'adapte (fréquence pour l'un, case « Déjà payé » pour l'autre).
Libellé — obligatoire (ex. « Abonnement ChatGPT », « Serveur Hetzner »).
Fournisseur (optionnel) — OpenAI, AWS, Microsoft…
Catégorie — voir tableau ci-dessus.
Fréquence (abonnement uniquement) — mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Montant (€ TTC) et dont TVA.
Prochaine échéance (récurrent) ou date (ponctuel).
Déjà payé (achat ponctuel uniquement) — cochez si la dépense est déjà réglée.
Notes (optionnel) — référence, conditions de renouvellement.
Enregistrer — le paiement est créé et actif.

Marquer payé / avancer l'échéance

Le bouton Marquer payé a un effet qui dépend de la nature :

Achat ponctuel → passé à « payé »

Abonnement récurrent → échéance avancée d'une période

Achat ponctuel — il passe simplement à l'état payé.
Abonnement récurrent — la prochaine échéance est automatiquement décalée d'une période (+1 mois, +3 mois ou +1 an selon la fréquence), prête pour le cycle suivant.

Suspendre plutôt que supprimer Le bouton Activer / Suspendre met un abonnement de côté sans le perdre : suspendu, il sort des indicateurs et des rappels mais reste réactivable. Pratique pour un service mis en pause sans en effacer l'historique.

Modifier et supprimer

Avec internal.manage, chaque paiement peut être modifié (tous ses champs) ou supprimé. La suppression est définitive ; préférez la suspension si vous souhaitez conserver la trace d'un abonnement interrompu.

Suppression sans corbeille Supprimer un paiement interne l'efface immédiatement, sans récupération possible. Pour un abonnement que vous pourriez relancer, utilisez plutôt « Suspendre ».

Champs d'un paiement

Type: Abonnement récurrent ou achat ponctuel.
Libellé: Intitulé. Obligatoire.
Fournisseur: Prestataire / éditeur. Optionnel.
Catégorie: IA, logiciel, abonnement, hébergement, matériel, service, taxe, autre.
Fréquence: Mensuel, trimestriel, annuel — abonnements récurrents seulement.
Montant / dont TVA: Montant TTC et part de TVA.
Prochaine échéance / Date: Date du prochain prélèvement (récurrent) ou de l'achat (ponctuel).
Notes: Référence, conditions, renouvellement. Optionnel.

États d'un paiement

État	Concerne	Signification
Actif	Récurrent	Compté dans le coût mensuel et les rappels.
Suspendu	Récurrent	Exclu des indicateurs, réactivable.
Payé	Ponctuel	Achat réglé.
À payer	Ponctuel	Achat enregistré mais non encore réglé.

Permissions

Permission	Ce qu'elle ouvre
`internal.view`	Consulter les paiements internes, les indicateurs et les rappels d'échéance.
`internal.manage`	Créer, modifier, suspendre/réactiver, marquer payé / avancer l'échéance et supprimer les paiements.

Liens utiles

Pour les frais avancés par les salariés (et non par l'entreprise), voir Notes de frais. La gestion des droits d'accès se fait dans Rôles & permissions.