Notes de frais

Vos collaborateurs déclarent leurs frais professionnels — kilomètres, repas, hébergement — avec calcul automatique au barème officiel, puis un responsable approuve et déclenche le remboursement.

/expenses /api/expenses expenses.view expenses.manage expenses.approve

À quoi sert ce module

Les Notes de frais centralisent les dépenses avancées par les salariés dans le cadre de leur activité. Chaque note porte une catégorie (frais kilométriques, repas, hébergement, transport, fournitures, autre), un montant et un statut qui suit son cycle de vie, du brouillon jusqu'au remboursement. Pour les déplacements en véhicule personnel, le module calcule l'indemnité directement à partir du barème kilométrique officiel selon le type de véhicule, sa puissance fiscale et la distance parcourue.

Le module distingue trois rôles : le déclarant qui saisit et soumet ses notes (expenses.manage), le valideur qui approuve, refuse et marque comme remboursé (expenses.approve), et le simple consultant qui lit (expenses.view). Un déclarant ne voit que ses propres notes ; un valideur voit celles de toute l'entreprise.

Vue d'ensemble de l'écran

Synthèse en haut (totaux par statut, calculés sur l'ensemble du périmètre filtré, pas seulement la page affichée) puis liste des notes avec date, auteur, catégorie, montant et statut.

Catégories de frais

Frais kilométriques au barème officiel

Lorsque vous choisissez la catégorie Frais kilométriques, un bloc dédié apparaît. L'indemnité est calculée en direct à partir du barème embarqué (année de référence affichée à l'écran), selon trois types de véhicule :

• Voiture — puissances de 3 CV à 7 CV et plus.
• Moto (> 50 cm³) — « 1 ou 2 CV », « 3 à 5 CV », « plus de 5 CV ».
• Cyclomoteur (≤ 50 cm³) — un seul barème.

Le calcul applique la formule officielle distance × coefficient (+ majoration forfaitaire), en tenant compte de la tranche de distance annuelle. Saisissez le véhicule, la puissance fiscale et la distance (km) : l'indemnité s'affiche instantanément.

Plafonds d'exonération (repas & hébergement)

Pour les catégories repas et hébergement, l'écran affiche un rappel indicatif du plafond d'exonération URSSAF. Au-delà, la fraction excédentaire peut être réintégrée socialement ou fiscalement. Ces seuils sont indicatifs et servent d'aide à la saisie ; ils ne bloquent pas l'enregistrement.

Créer une note de frais

Cliquez sur Nouvelle note (visible avec expenses.manage) :

1. Catégorie — choisissez le type de frais ; le formulaire s'adapte (bloc kilométrique ou bloc montant libre).
2. Date — date de la dépense (par défaut aujourd'hui).
3. Libellé — obligatoire (ex. « Déplacement client », « Déjeuner d'affaires »).
4. Selon la catégorie : soit véhicule + puissance + distance (kilométrique), soit montant TTC + dont TVA.
5. Description (optionnel) — motif, trajet, précisions.
6. Enregistrer — la note est créée à l'état Brouillon.

Circuit d'approbation et de remboursement

Une note suit un cycle clair. La soumission relève du déclarant ; l'approbation et le remboursement relèvent d'un valideur (permission distincte expenses.approve).

1. Soumettre — le déclarant envoie sa note ; elle passe de Brouillon à Soumise. Seule une note en brouillon peut être soumise.
2. Approuver / Refuser — le valideur examine la note soumise : Approuvée ou Rejetée.
3. Marquer remboursée — une fois l'approbation faite et le virement effectué, le valideur passe la note à Remboursée. C'est l'état final.

Modifier, supprimer, filtrer

Tant qu'une note est en Brouillon, Soumise ou Rejetée, son auteur peut la modifier ou la supprimer. Un valideur peut agir sur les notes des autres tant qu'elles ne sont pas validées. La liste se filtre par statut et par catégorie ; les totaux de la synthèse reflètent toujours le périmètre filtré complet.

Statuts d'une note

Champs d'une note

Catégorie

km, repas, hébergement, transport, fournitures, autre.

Date

Date de la dépense.

Libellé

Intitulé court. Obligatoire.

Véhicule / Puissance / Distance

Pour les frais kilométriques uniquement : alimentent le calcul au barème.

Montant TTC / dont TVA

Pour les catégories à montant libre.

Description

Motif, trajet, précisions. Optionnel.

Permissions

Liens utiles

Les notes de frais concernent les comptes utilisateurs : la gestion des droits se fait dans Rôles & permissions. Pour les dépenses récurrentes de l'entreprise (abonnements, achats), voir Paiements internes.